Zaman semakin modern dan teknologi pun ikut berkembang pesat. Banyak kegiatan manusia yang akhirnya dipermudah karena keberadaan teknologi canggih baru – baru ini. Terutama dalam hal menjalankan bisnis, kini perusahaan – perusahaan juga dibantu dengan teknologi canggih guna menunjang kegiatan kerja serta kegiatan lain yang berhubungan dengan pengembangan bisnis.
Salah satu kegiatan perusahaan yang dibantu oleh teknologi canggih saat ini adalah rapat. Pertemuan atau rapat menjadi hal yang penting untuk sebuah organisasi atau perusahaan dalam mendiskusikan sesuatu, melakukan pengambilan keputusan, brainstorming, hingga berkolaborasi. Sebelumnya, rapat tradisional dilakukan dengan cara bertatap muka, bertemu di satu tempat tidak peduli dengan jarak yang harus ditempuh oleh orang – orang yang terlibat di dalam rapat tersebut. Alhasil, harus saling menunggu, terhambat karena jarak atau hal lain yang mungkin terjadi di dalam perjalanan, dan berujung membuang waktu.
Namun kini, karena semakin berkembangnya teknologi, maka hadirlah smart meeting room. Sebuah cara modern untuk melakukan suatu pertemuan atau rapat. Apa saja yang dimiliki oleh teknologi canggih ini? Mari kita bahas satu per satu tentang smart meeting room.
Apa Itu Smart Meeting Room?
Smart meeting room adalah sebuah ruangan rapat pintar dengan hardware dan software yang terintegrasi serta teknologi canggih lain. Ruangan rapat ini membuat produktivitas peserta rapat meningkat, efisien, dan menciptakan pengalaman bagi peserta yang bergabung secara langsung maupun remote.
Smart meeting room juga didukung dengan IoT yang berfungsi untuk membuat menghubungkan antar perangkat secara mudah. Maka dari itu, smart meeting room juga menjadi komponen kunci dari smart office.
Komponen Di Dalam Smart Meeting Room
Smart meeting room memiliki beberapa komponen penting di dalamnya untuk mendukung jalannya rapat. Berikut adalah komponen yang ada di smart meeting room :
Software Dan Hardware
Komponen pertama yang ada adalah software dan hardware, terdiri dari layar sentuh interaktif, sistem video konferensi, proyektor, peralatan presentasi, sistem kontrol, dan masih banyak lagi. Seluruh perangkat ini diintegrasikan untuk memastikan kalau pengguna dapat mengakses dan menggunakan perangkat – perangkat tersebut dengan mudah dan lancar.
Koneksi Jaringan
Tidak mungkin sebuah teknologi pintar meninggalkan komponen penting seperti koneksi internet. Pada teknologi smart meeting room, koneksi internet yang cepat dan stabil sangatlah penting agar berjalan dengan baik.
Ruang rapat harus mempunyai koneksi jaringan yang aman dan kuat, maka pengguna tidak mengalami gangguan yang berarti ketika menjalankan rapat dan menghambat produktivitas peserta rapat.
Audio Dan Visual
Demi meningkatkan efektivitas rapat, sistem audio dan visual yang baik sangat diperlukan di dalam smart meeting room. Visual dengan kualitas gambar tinggi seperti layar, kamera, proyektor dan teknologi suara yang canggih. Hal ini membuat pengguna dapat berkomunikasi dengan efektif dan mampu mempresentasikan materi rapat dengan jelas.
Sistem Kontrol
Komponen yang satu ini diperlukan untuk mengatur dan mengakses semua perangkat di dalam ruang rapat seperti suhu, pencahayaan, dan keamanan dengan mudah.
Integrasi Dengan Sistem IT
Smart meeting room harus bisa terintegrasi dengan sistem IT organisasi. Hal ini untuk memudahkan pengguna dalam mengakses informasi dan data dari sistem IT organisasi serta memudahkan pengelolaan data selama rapat berlangsung.
Selain yang disebutkan di atas, smart meeting room juga memiliki beberapa komponen lain seperti meja dan kursi ergonomis, pencahayaan cerdas, dan teknologi ramah lingkungan yang membuat pengalaman rapat lebih efektif dan efisien.
Mengapa Harus Smart Meeting Room?
Smart meeting room memiliki keunggulan yang membuatnya patut untuk dimiliki oleh perusahaan dan mampu menunjang kegiatan rapat.
Efisiensi Waktu
Apabila menggunakan smart meeting room, maka efisiensi waktu akan meningkat. Hal ini karena teknologi tersebut sudah dilengkapi dengan fitur – fitur canggih yang mampu mendukung kegiatan rapat secara efektif dan tidak harus bertatap muka secara langsung.
Sehingga peserta rapat yang tidak berada di kantor bisa mengikuti rapat dimanapun mereka berada.
Kolaborasi Lebih Baik
Selanjutnya adalah membuat kolaborasi antar tim menjadi lebih baik. Fitur seperti sharing screen, whiteboard digital, dan chatting membuat semua peserta rapat terlibat aktif di dalam diskusi dan saling bertukar ide.
Keamanan
Hampir semua teknologi saat ini dilengkapi dengan sistem keamanan yang tinggi untuk menghindari hal buruk terjadi kedepannya. Apalagi dengan kegiatan rapat yang memiliki banyak data dan informasi penting di dalamnya.
Maka dari itu, terdapat fitur enkripsi data, akses kontrol, dan autentikasi pengguna untuk memastikan bahwa hanya peserta yang terlibat pada rapat yang bisa mengakses pertemuan.
Menghemat Biaya
Smart meeting room yang membuat rapat dapat dilakukan secara virtual, maka kegiatan rapat dapat dihadiri seluruh peserta yang ada di kantor maupun di luar kantor.
Selain menghemat waktu, tentu saja menghemat biaya karena tidak mengeluarkan biaya perjalanan dan akomodasi yang biasanya harus terpakai saat melakukan rapat tatap muka.
Kemudahan Akses
Smart meeting room memberikan kemudahan bagi pengguna untuk dapat mengakses rapat lewat perangkat mobile seperti smartphone atau tablet. Sehingga peserta dapat mengikuti rapat dari mana saja, kapan saja, dan dengan perangkat apapun yang mereka miliki.
Dengan menggunakan smart meeting room, Anda juga dapat meningkat produktivitas karyawan dengan mengeluarkan ide – ide besar di dalam brainstorming, melakukan workshop dengan fitur – fitur yang tersedia di dalamnya.
Selain itu, peserta rapat dapat lebih kreatif dalam menyiapkan materi presentasi dengan fasilitas yang ada. Sudah saatnya perusahaan Anda menggunakan smart meeting room untuk membuat perusahaan Anda semakin modern dan tentunya ramah lingkungan. Bersama Uninet Anda bisa mewujudkan hal tersebut.
